Structurer ma documentation qualité
Rejoignez les 250 organisations qui pilotent leur qualité avec Agilium. Nos experts basés à Grenoble vous accompagnent de A à Z — sans main d’œuvre offshore, sans surprise.
La bonne version est introuvable
Plusieurs exemplaires du même document circulent en parallèle, sur des supports différents, sans qu’on sache lequel fait foi.
01
Les équipes ne lisent pas les mises à jour
Les notifications partent par mail, personne ne les ouvre, et vous n’avez aucune preuve que la nouvelle procédure a bien été prise en compte.
02
Les droits d'accès sont ingérables
Tout le monde voit tout, ou vous passez des heures à gérer manuellement qui a accès à quoi selon le service, le site ou la filiale.
03
La charge de gestion repose sur une seule personne
Vous êtes la seule à maintenir le système documentaire, et si vous partez, personne ne sait où rien se trouve.
04
Vos procédures existent. Personne ne travaille avec la bonne version.
Vos procédures existent. Elles sont dans un dossier réseau, sur SharePoint, dans un drive partagé — parfois dans les trois à la fois. Chacun sait à peu près où chercher, mais personne n’est sûr que ce qu’il trouve est la bonne version.
Les mises à jour partent par mail, les gens les archivent ou les ignorent, et six mois plus tard une partie des équipes travaille encore sur l’ancienne procédure. Vous le savez. Mais vous n’avez pas de moyen de le prouver, ni de le corriger à grande échelle.
Et si votre qualité devenait un Ievier ?
Ce que vous gagnez concrètement au quotidien
Une documentation structurée, une navigation intuitive et des processus automatisés.
La bonne version, au bon endroit, accessible par les bonnes personnes sans chercher
Versioning automatique avec archivage des versions antérieures et notifications à la publication et à la révision.
Circuit de validation automatisé (rédaction → vérification → approbation)
Un système documentaire qui tourne sans que tout repose sur une seule personne
Gestion des droits d'accès par profil, service ou site
Preuve de lecture et traçabilité complète : vous savez qui a lu quoi et quand
Agilium centralise et structure votre conformité ISO
Centralisez, versionnez et sécurisez tous vos documents qualité dans un seul outil circuit de validation automatisé, recherche plein texte et accès à la bonne version, par les bonnes personnes.
Ce que nos clients disent d'Agilium
250 organisations nous font confiance pour piloter leur démarche qualité. Voici ce qu’ils en disent — sans filtre.
Mécanique de précision
Agilium nous a permis de construire et digitaliser notre système qualité et d’obtenir notre certification ISO 9001 en moins d’un an. La solution est particulièrement adaptée aux TPE industrielles grâce à sa simplicité d’utilisation et à sa couverture complète des processus qualité. Nous pilotons aujourd’hui nos audits, risques, non-conformités, plans d’actions et documents depuis une plateforme unique. Les équipes ont rapidement adopté l’outil et nous disposons désormais d’une vision claire et structurée de notre SMQ. Un véritable levier pour accompagner notre croissance.
Responsable qualité
Rénovation énergétique
L’historique des activités avec l’export et les filtres, c’est vraiment pratique. Je fais des présentations mensuelles à ma direction sur ce qui se passe, et ça me permet de préparer un suivi en 2 minutes : je filtre ce que je veux montrer, j’exporte, c’est fait. Les documents favoris pour mes équipes, la FAQ directement dans l’outil… ce sont des petites choses qui font vraiment la différence au quotidien. En général, les gens s’y retrouvent. On a créé les dossiers ensemble, ils sont plutôt à l’aise. Et ce qu’on a toujours apprécié avec Agilium, c’est la réactivité : quand j’ai une question, j’ai une réponse claire dans la demi-journée. Pour une PME comme nous, c’est vraiment utile.
Responsable qualité et QSE
Enseignement supérieur
Agilium est une solution globalement assez pratique et permettant de travailler avec souplesse sur nos problématiques et enjeux. Nous voyons la solution évoluer au fur et à mesure. Par ailleurs le suivi par nos contacts chez le prestataire se fait de manière fluide et régulière, ce qui constitue un point très positif. Nous apprécions la possibilité de travailler sur les plans d’action, les audits, les processus est appréciée. Les libertés offertes en termes de disposition de l’interface du progiciel.
Auditeur interne et organisationnel
Manufactures
GED au TOP : Convivialité du système, mise en page, suivi des information de lecture…
Responsable SMQ chez Losange - MCGP
Agroalimentaire
Très bonne expérience avec une commerciale très à l’écoute de nos besoins. Le système de workflow via les mails et de confirmation de lecture est top.
Ingénieur qualité
Application pour pharmaciens
Pour le moment, la mise en place ce passe très bien , la configuration est très simple. Les avantages que nous en retenons, c’est la simplicité d’utilisation et de configuration.
Directeur Opérations Internes & Responsable Qualité
- Durée : 40min
Maîtrisez vos versions documentaires avec l’archivage automatique, les en-têtes et pieds de page générés sans effort et les circuits de validation entièrement automatisés. Naviguez visuellement dans votre documentation par site, service ou processus et retrouvez n’importe quel document en quelques
Tout ce que vous voulez savoir sur Agilium
Une plateforme pensée pour centraliser vos pratiques, automatiser vos processus et embarquer vos équipes dans une démarche qualité plus fluide.
Oui, dans Agilium, chaque pilote de processus peut disposer d’une vue limitée à ses propres documents et indicateurs, avec des droits de lecture et de modification.
Pour les autres processus et documents, il bénéficie d’un accès en lecture seule.
Le responsable qualité conserve quant à lui une gestion globale de l’application : gestion des accès, lecture, modification des contenus et attribution des rôles sur l’ensemble des processus et des documents.
- ged, indicateurs
Lorsqu’un document est archivé, il disparaît de la vision des utilisateurs mais reste accessible aux administrateurs. Il peut être remis en service si besoin.
- ged
Oui, on peut paramétrer des délais et générer des relances automatiques, par exemple au bout de 10 jours puis quotidiennement, jusqu’à validation.
- ged
SharePoint est généraliste et pas optimisé pour la qualité : il n’y a pas de gestion native des cycles de vie, des validations qualité, ni des plans d’action. Agilium est pensé spécifiquement pour la gestion documentaire et qualité, ce qui simplifie la configuration, l’utilisation et l’auditabilité.
- ged
Oui, c’est exactement la logique des workflows documentaires d’Agilium : vous définissez les étapes (rédaction, validation, approbation, diffusion). Le logiciel trace toutes les signatures et génère un historique exploitable directement pour vos audits.
- ged
Deux scénarios sont possibles : soit on importe tous vos documents existants dans Agilium (y compris les métadonnées), soit vous profitez du projet pour faire du ménage et vous les intégrez progressivement. Les deux solutions sont viables, c’est un choix organisationnel.
- ged
Oui, Agilium permet de définir plusieurs contributeurs et approbateurs dans les workflows documentaires.
- ged
Oui, Agilium propose un module « Enregistrements » qui est un concepteur no code. Il permet de concevoir rapidement et sans programmation des workflows. Exemple d’utilisation courante : Déclaration d’incidents, Contrôles de matériel, etc…
- ged
La solution permet de dématérialiser les dossiers de fabrication en ateliers, en regroupant l’ensemble des documents et formulaires qualité au même endroit.
- ged
Les modèles Word (en-têtes, pieds de page, styles) peuvent être configurés directement dans Agilium pour homogénéiser vos documents.
- ged
Agilium prend en charge tous types de fichiers classiques : Word, Excel, PDF, images, ce qui permet une grande souplesse dans la gestion documentaire.
- ged
Le plan de classement est entièrement personnalisable et évolutif, pour s’adapter à vos besoins organisationnels et vos évolutions futures.
- ged
Les recherches documentaires peuvent se faire facilement par critères tels que fiche de poste, processus ou mots-clés, avec des filtres avancés.
- ged
Oui, dans le répertoire qualité (uniquement) il est impératif de définir une durée de validité pour chaque document, avec des alertes automatiques envoyées avant échéance pour planifier la révision.
- ged
Un tableau de bord est disponible pour suivre l’ensemble des documents, leurs dates de révision, et anticiper les actions de mise à jour nécessaires.
- ged
Agilium permet de retrouver les documents par poste, processus ou service, grâce à un moteur de recherche multicritères basé sur des métadonnées personnalisables.
- ged
Agilium permet de configurer plusieurs plans de classement adaptés à vos sites, filiales ou pays, tout en gardant une cohérence de la structure documentaire globale.
- ged
La codification dans Agilium est automatique, personnalisable selon votre structure existante, et empêche les doublons. Cela garantit l’unicité de chaque référence documentaire créée.
- ged
Oui. Agilium envoie une notification automatique avant qu’un document arrive à échéance, et à chaque nouvelle révision. Vous définissez les délais d’alerte, Agilium s’occupe du reste.
- ged
La confidentialité est assurée par une gestion fine des droits d’accès : vous pouvez définir pour chaque dossier ou document qui a le droit de le consulter, de le modifier ou d’y contribuer.
- ged
Prêt à transformer votre démarche qualité?
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